Ajánlatkészítés kézzel — a rejtett költség, amiről senki nem beszél

Hogyan néz ki egy „tipikus" ajánlatkészítés?

A legtöbb kereskedelmi KKV-nál az ajánlatkészítés valahogy így néz ki:

1. Beérkezik az ajánlatkérő email
2. Kikeresed a partner adatait (ha megvannak valahol)
3. Megnézed az árlistát (Excel, ERP, vagy fejből)
4. Összeállítod a tételeket Word-ben vagy Excelben
5. Formázod, ellenőrzöd, PDF-be mentesz
6. Írsz egy kísérő emailt
7. Elküldöd

Ez legalább 30-90 perc ajánlatonként, a bonyolultságtól függően. Ha napi 3-5 ajánlatot adsz ki, az napi 2-4 óra csak erre megy el. Hetente 10-20 óra. Évente 500-1000 óra.

De nem csak az idő a probléma

A manuális ajánlatkészítésnek van három rejtett költsége, ami sokszor nagyobb, mint maga az időráfordítás:

1. Hibalehetőség

Amikor kézzel másolsz árakat, tételeket és mennyiségeket, mindig ott a hiba lehetősége. Egy elcsúszott tizedes, egy elavult ár, egy félrecímzett ajánlat. Az ilyen hibák nem csak kellemetlenek — ügyfeleket veszíthetsz miattuk, vagy rosszabb esetben veszteséges üzletet kötsz.

2. Válaszidő

Ha a partnered ajánlatkérést küld, és 2 nap múlva válaszolsz, mert „hát, annyi volt" — könnyen lehet, hogy a konkurencia gyorsabb volt. A kereskedelemben az ajánlati válaszidő versenyelőny. Aki gyorsabban ad pontos ajánlatot, az nyer.

3. Skálázhatóság

Ha a céged nő és több ajánlatot kell kiadni, mit csinálsz? Felveszel még egy embert? Vagy az a munkatárs, aki eddig is csinálta, még többet dolgozik? Egyik sem fenntartható megoldás.

Mi a megoldás iránya?

Nem arról van szó, hogy egy gomb megnyomásával kész az ajánlat. De arról igen, hogy a folyamat nagy részét automatizálni vagy félautomatizálni lehet:

• Az ajánlatkérő email automatikus feldolgozása — a rendszer kiolvassa, mit kérnek
• Az árlista automatikus összekötése — nem kell kézzel keresgélni
• Az ajánlat összeállítása sablon alapján — formázás, PDF, kísérőlevél automatikusan
• Jóváhagyás egy kattintással — a kolléga ellenőrzi, jóváhagyja, és megy

Az eredmény: amit eddig 45 perc volt, az 5 perc lesz. Amit eddig 5 ajánlatból 1-nél elrontottatok, az 0-ra csökken.

Hogyan érdemes elkezdeni?

Az első lépés nem a technológia választás. Az első lépés a folyamat megértése: hogyan készül most az ajánlat, hol vannak a szűk keresztmetszetek, és hol éri meg először automatizálni.

A Működési Hatékonysági Auditunk egyik fő területe pontosan ez: feltérképezzük az ajánlatkészítési folyamatot, és konkrétan megmutatjuk, hol és mennyit lehet spórolni.